Zunächst wird empfohlen, das Einverständnis der Betroffenen zur Datenspeicherung bis zur Beendigung der Tätigkeit einzuholen.
Es genügt, eine Liste zu führen, in der das Vorlagedatum, das Datum der Ausstellung sowie der Name des Ehrenamtlichen hinterlegt ist. Diese Liste unterliegt einer datenschutzrechtlichen Sorgfaltspflicht. Das heißt, sie darf nur den dafür im Verein beauftragten Personen zugänglich sein. Ausgeschiedene Ehrenamtliche sind aus der Liste zu löschen.
Das Kreisjugendamt stellt hierfür eine Excel-Vorlage zur Verfügung (siehe auch unten > Downloads zum Thema: „Vorlage Vereine Dokumentation erweiterte Führungszeugnisse“). Bei Ablauf der Gültigkeit werden die ehrenamtlichen Mitarbeiter in der Liste farblich hervorgehoben. In den Vereinen sollte ein Ansprechpartner benannt werden, dem die Führungszeugnisse vorgelegt werden und der die Liste führt.